IN 10 STAPPEN VOORBEREID OP DE AVG

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent
dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming
persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

Wat verandert er?

De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (de mensen van wie gegevens worden verwerkt).
Zij krijgen nieuwe privacyrechten en hun bestaande rechten worden sterker. Organisaties die
persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt –meer dan nu –op de
verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden.

Wat kan ik doen?

Als organisatie kunt u nu alvast stappen ondernemen om straks klaar te zijn voor de AVG. Om u hierbij
te helpen, heeft de Autoriteit Persoonsgegevens de 10 belangrijkste stappen voor u op een rijtje gezet.
In het grote AVG-dossier op de website van de AP vindt u de antwoorden op veelgestelde vragen.

STAP 1: BEWUSTWORDING

Zorg ervoor dat de relevante mensen in uw organisatie (zoals beleidsmakers) op de hoogte zijn
van de nieuwe privacyregels. Zij moeten inschatten wat de impact van de AVG is op uw huidige
processen, diensten en goederen en welke aanpassingen nodig zijn om aan de AVG te voldoen.
Houd er rekening mee dat de implementatie van de AVG veel kan vragen van de beschikbare
menskracht en middelen en begin er daarom op tijd mee.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) biedt instrumenten die u kunnen helpen om de AVG na
te leven. Zoals de website hulpbijprivacy.nl en de AVG-regelhulp. Maar ook guidelines die zijn
opgesteld samen met de andere privacytoezichthouders in Europa.
Bedenk dat de AP uw organisatie sancties kan opleggen van maximaal 20 miljoen euro of
4% van uw wereldwijde omzet als u zich niet aan de nieuwe privacywetgeving houdt.

STAP 2: RECHTEN VAN BETROKKENEN

Onder de AVG krijgen de mensen van wie u persoonsgegevens verwerkt meer en verbeterde
privacyrechten. Zorg er daarom voor dat zij hun privacyrechten goed kunnen uitoefenen.

Denk daarbij aan bestaande rechten, zoals het recht op inzage en het recht op correctie
en verwijdering. Maar houd ook alvast rekening met nieuwe rechten, zoals het recht op
dataportabiliteit. Bij dit recht moet u ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk
kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie als ze dat willen.

Ook kunnen mensen bij de AP klachten indienen over de manier waarop u met hun gegevens
omgaat. De AP is verplicht deze klachten te behandelen.

STAP 3: OVERZICHT VERWERKINGEN

Breng uw gegevensverwerkingen in kaart. Documenteer welke persoonsgegevens u verwerkt en
met welk doel u dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie u ze deelt.

Onder de AVG heeft u een verantwoordingsplicht, wat inhoudt dat u moet kunnen aantonen
dat uw organisatie in overeenstemming met de AVG handelt. Het bijhouden van een register van
verwerkingsactiviteiten is onderdeel van de verantwoordingsplicht.

U kunt het register ook nodig hebben als betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen. Als zij u
vragen hun gegevens te corrigeren of verwijderen, moet u dit doorgeven aan de organisaties
waarmee u hun gegevens heeft gedeeld.

STAP 4: DATA PROTECTION IMPACT ASSESSMENT

Onder de AVG kunt u verplicht zijn een zogeheten data protection impact assessment (DPIA)
uit te voeren. Dat is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking
in kaart te brengen. En vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen.

U moet een DPIA uitvoeren als uw beoogde gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog
privacyrisico met zich meebrengt. U kunt nu alvast inschatten of u straks DPIA’s moet
uitvoeren en hoe u dit dan gaat aanpakken.

Komt straks uit een DPIA naar voren dat uw beoogde verwerking een hoog risico oplevert?
En lukt het u niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet u met de
AP overleggen voordat u met de verwerking start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging
genoemd. De AP beoordeelt dan of de voorgenomen verwerking in strijd is met de AVG.
Is dit het geval, dan ontvangt u een schriftelijk advies van de AP.

STAP 5: PRIVACY BY DESIGN & PRIVACY BY DEFAULT

Maak uw organisatie nu al vertrouwd met de onder de AVG verplichte uitgangspunten van
privacy by design en privacy by default en ga na hoe u deze beginselen binnen uw organisatie
kunt invoeren.

Privacy by design houdt in dat u er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor
zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Maar bijvoorbeeld ook dat u niet meer
gegevens verzamelt dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. En dat u de gegevens
niet langer bewaart dan nodig.

Privacy by default houdt in dat u technische en organisatorische maatregelen moet nemen om
ervoor te zorgen dat u, als standaard, alléén persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn
voor het specifieke doel dat u wilt bereiken. Bijvoorbeeld door:
• een app die u aanbiedt niet de locatie van gebruikers te laten registeren als dat niet nodig is;
• op uw website het vakje ‘Ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aan te vinken;
• als iemand zich op uw nieuwsbrief wil abonneren niet meer gegevens te vragen dan nodig is.

STAP 6: FUNCTIONARIS VOOR DE GEGEVENSBESCHERMING

Onder de AVG kunnen organisaties verplicht zijn om een functionaris voor de gegevensbescherming
(FG) aan te stellen. Bepaal nu alvast of dit voor uw organisatie geldt.
Zo ja, wacht dan niet te lang met het werven van een FG. Uiteraard mag uw organisatie
ook vrijwillig een FG aanstellen.

STAP 7: MELDPLICHT DATALEKKEN

De meldplicht datalekken blijft onder de AVG grotendeels hetzelfde. De AVG stelt wel strengere
eisen aan uw eigen registratie van de datalekken die zich in uw organisatie hebben voorgedaan.
U moet alle datalekken documenteren. Met deze documentatie moet de AP kunnen controleren
of u aan de meldplicht heeft voldaan. Dit gaat verder dan de huidige protocolplicht uit de Wbp,
die alleen betrekking heeft op de gemelde datalekken.

De Europese privacytoezichthouders hebben in oktober 2017 guidelines gepubliceerd over de
meldplicht datalekken onder de AVG. Deze guidelines zijn nog niet definitief, maar staan open
voor publieke consultatie. Wanneer de guidelines definitief zijn, kunnen wij u volledig informeren
over de meldplicht datalekken onder de AVG.

STAP 8: VERWERKERSOVEREENKOMSTEN

Heeft u uw gegevensverwerking uitbesteed aan een verwerker? Beoordeel dan of de
overeengekomen maatregelen in bestaande contracten met uw verwerkers nog steeds
toereikend zijn. En of deze voldoen aan de eisen die de AVG aan verwerkersovereenkomsten
stelt. Zo niet, breng dan tijdig noodzakelijke wijzigingen aan.

STAP 9: LEIDENDE TOEZICHTHOUDER

Heeft uw organisatie vestigingen in meerdere EU-lidstaten? Of hebben uw gegevensverwerkingen
in meerdere lidstaten impact? Dan hoeft u onder de AVG nog maar met
één privacytoezichthouder zaken te doen. Dit wordt de leidende toezichthouder genoemd.
Geldt dit voor uw organisatie, bepaal dan onder welke privacytoezichthouder u valt.

STAP 10: TOESTEMMING

Voor sommige gegevensverwerkingen hebt u toestemming nodig van de betrokkenen. De AVG
stelt strengere eisen aan toestemming. Evalueer daarom de manier waarop u toestemming
vraagt, krijgt en registreert. Pas deze wijze indien nodig aan. Nieuw is dat u moet kunnen
aantonen dat u geldige toestemming van mensen heeft gekregen om hun persoonsgegevens
te verwerken. En dat het voor mensen net zo makkelijk moet zijn om hun toestemming in te
trekken als om die te geven.

Bron: Autoriteit Persoonsgegevens – in 10 stappen